Lilacの妊娠・出産・育児ノート

キャリア志向の強い女性や、仕事で既に責任ある立場にあったりする女性向けの妊娠・出産・育児ブログ。 妊娠したときのTips集、キャリアと妊娠・育児を取り巻く論点、女性リーダーシップと子育ての両立、日本と海外の状況比較、今は仕事に没頭中だけどいずれは子供も欲しいと思う若い女性向けのメッセージなど、様々な話題をお届けします

仕事の時短・効率化

家族持ちでも独身でも、自分の時間を確保するのはプロを任じる人の役目

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昨日、仕事の時間短縮に関する記事を書いたが、仕事を出来るだけ効率的に終わらせる、というのは、別に育児中や妊娠中だけの話ではなく、すべての人に当てはまる。
特に、仕事の結果の質を上げることが重要な人達-プロフェッショナルと呼ばれる人たちは、できるだけ仕事を効率化し、仕事ではない自分のプライベートの時間を出来るだけ取ることが重要だと、昔から私は考えている。
クライアントに成果を届けるために、どうしてもやらなくてはならないときは徹夜でも頑張るが、そうでない時は、まともな時間に家に帰り、リフレッシュしたり、充電したりすることにより、普段考えないことに気がついたり、解けなかった問いの答えを思いついたりするのである。結果として、成果の質を上げることが出来る。

ところが、非常に忙しい仕事をしていると、どうしても独身の人に仕事のしわ寄せが来て、自分の時間を確保するのが難しくなることがある。男女問わず、「家族のために帰らないと・・・」という言い訳が出来る人が残業や会議から逃れ、独身でそういう言い訳が出来ない人が、残業したり休日出勤したりして、残った仕事を片付けるという光景は、どの会社でも度々見ることである。私も独身生活が長かったので、自分の時間を確保する難しさがよく分かる。でも、家族がいる人が妻や夫と話したり、子どもと遊んだりすることでリフレッシュするように、独身の人も、自分のプライベートの時間でリフレッシュしたり、充電することは、同じくらい大切なことなのだ。

私の場合、アソシエイトの頃から、コンサルタントという忙しい仕事をしながら、ブログを書いたり、本を書いたりする時間を確保することにこだわった。その時間が自分の考え方の質を上げ、またクライアントとのコミュニケーションにもつながり、結果としてコンサルタントの仕事としてのアウトプットの質を高めていることを良くわかっていたからだ。
2012年6月に書籍を出版した後は、いろいろあって書くことから離れることにしたので、昔から好きだったワインについて体系的に学びたいと思い、ワインスクールに通い始めた。仕事とは全く異なることを勉強することでリフレッシュ出来たし、ワインスクールには若い人から、かなり人生経験を積んだ方まで様々な職業の方がおり、彼らと一緒に飲みに行ったり、一緒に様々な企画を立てたりする中で経験することは、一つ一つが私にとってとても大きな学びだった。老舗の女将さんの他人への気遣い、看護婦さんの思いやり、社長さんのリーダーシップ、大企業のシニアマネージャーさんの包容力など。

ただ、残念ながら、そのクラスは平日の月曜の19時から、というのがネックで、会社の人を説得する必要があった。当時マネージャーだった私は、「月曜日はワインスクールに行きたいので、クライアントに差し支えない限りは6時に解散」と宣言し、うまくタイムマネジメントをして、チームメンバーも6時に解放するように心がけていた。
ところが、あるパートナーの男性が、月曜日の夜に社内のミーティングを入れたいと言い出した。
私が「社内のミーティングなら、別の曜日でも何の差支えもないではないか」と反論したところ、「何故ワインスクールなんかに行くために、ミーティングを入れられないのか」と怒りだした。

この状況を、私の長年のメンターであり、一緒に仕事もしている、別のシニア・パートナーに相談した。彼は私が書籍を出版するため、一生懸命原稿を書いていたころも、そういった時間を確保することに協力的な人だった。話を聞いた彼は大笑いして、そのパートナーに対して次のように反論するよう、アドバイスをくれた。
「私はワインスクールに行って、婚活をしているんです!あなたは私が結婚のチャンスを逃しても、責任を取れるんですか?」

私としては婚活のために通っていたつもりは無かったが、それは良い案だと思い、アドバイス通り、そのパートナーに伝えたところ、彼は「なんだよそれ~」と言いながら、月曜の夜にミーティングを設定することを諦めてくれたのだった。
更に「私が婚活のために月曜にワインスクールに行っているらしい」という話を色んな人にして、見事(?)、噂にしてくれたので、他の人も私とのミーティングを月曜に入れるのを避けてくれるようになった。

残念ながら、その月曜のクラスは半年で終わってしまい、2013年に入って土曜日のクラスになってしまったので、平日の夜に抜けることは無くなってしまったのだけれど。

ワインスクールで学んだことは、老若男女のクラスメートから学んだ人としての気遣いや思いやりだけでなかった。
ワインが好きなクライアントの方は多く、体系立ててワインについて説明できることで、仕事に役立つこともあった。
ずっと取りたかったワインエキスパートの資格も取得できた。
そして私は、新しいクラスで出会った人と本当に結婚することになり、シニア・パートナーがくれたアドバイスを本当のことにしてしまった。

話が少しずれてしまったが、家族がいる人であれ、独身の人であれ、自分のプライベートの時間を確保することは、人生を豊かにして、仕事の質を上げるためには重要な事だ。本を読んだり、勉強をするだけでなく、私のようにワインスクールに行ったり、旅行をしたり、スポーツをすることも。特に独身の人は、その時間を勝ち取るのが大変なことも多いが、何とか勝ち取ることで得られることは大きいと思う。

メールにまつわる時短・効率化術

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今日の話は、妊婦だとか育児しているかなどに関係なく、全てのビジネスパーソンが仕事を効率化させるために当てはまる話。
特に、妊娠中の人は集中出来る時間が短くなりがちで、長い睡眠時間が必要になるし、育児中の人も早く仕事を終わらせて帰る必要がある。確実に仕事時間を短縮しないと、正直仕事を続けるのも辛くなるので、効率化はマストである。

同じ価値を出しながら仕事時間を短縮する方法は色々あるが、本日は今からすぐにでも実践できるメールにまつわる効率化について。

1. 4Dの活用で、メールのその場処理をする

4Dとは、メールを読んだら、放っておかず、次の4つに分類して必ず全てその場で処理するというものだ。
後でメールを読み直して処理しなおす、という手間がなくなるので、非常に処理が早くなる。
私の場合、これを使い始めてから、単にメール処理時間が減っただけでなく、返事が圧倒的に早くなった。

Delete (消す): 自分は参考までにCCに入っているだけ、メーリングリストから来たなど、自分が何のアクションを起こす必要もないメールは圧倒的に多いのではなかろうか。そういうメールはDelete(消す)を実行する。
消すと言っても、とっておく必要のあるものは別フォルダを作ってそこに入れても良い。とにかく「私が返事をするメールではない」というのをその場で判断して明確にしてしまうのである。

Deligate(任せる): 返事を人に任せるべきもの、お願いしたものが良いものは、その場でCCにその人を入れて返信し、お願いをしてしまう。何でも自分で解決しようとしないのがコツである。

・自分は知らないが、Aさんが知っているかもしれない時
XXさん、
この件は、私はそこまで詳しくないのですが、もしかしたらAさんが良くご存知かもしれませんので、CCします。

>Aさん
大変恐縮ですが、下記のXXについてご存じですか?ご存知でしたらXXさんにご連絡お願いします。もし知らなければ、知っている人を教えて頂ければ助かります。 
・Aさんが資料を持っているとき
XXさん、
この資料は私も持っていると思いますが、現在出先で探すことが難しいため、Aさんにお願いします。

>Aさん
お忙しいところ大変恐縮ですが、XXの資料をお持ちでしたら、XXさんに回して下さい。 

Diminish(短くする): ここからは、自分で返事をすべきもの。コツは2つ。
1)調べたりせず、その場で分かる情報だけで答えることと
2)自分がボールを持たず、相手にボールを返す、すなわち、次のアクションは相手が動くように仕向けること

・XXについて教えて欲しいというメールが来た時 (自分が調べるのでなく、相手に調べさせる)
XXさん、
この件は、XXXというサイトで、XXXについて調べると出てくると思います。
もし調べても出てこない場合、XXが知っているはずなので、XXに問い合わせてみて下さい。
・ミーティングの設定
XXさん、YYさん
私は下記の時間帯なら空いています。お二人の時間を合わせて、30分のミーティングをセットして頂ければと思います。時間が決まったら招待をお願いします。
X月X日 10-12時 15-17時
X月X日 9-12時
Delay (遅らせる): 自分が返事をすべきだが、時間がかかるのですぐには返事できないもの。コツは、
1)いつまでに返事をするつもりか、期限を設定して相手に返信すること
2)フラグを立てておく

・返事をする前に、他の人と話し合いや資料作成が必要で時間がかかる場合
XXさん
こちら社内で検討した後、X日までにお返事申し上げます。
・電話をしたほうが良い場合(後述)
XXさん
こちら、お電話で説明したいので、都合の良い時間を教えて下さい。私はXX時以降でしたら電話できます。

2. メール処理はスキマ時間や決められた短時間にやる

朝会社に来てから、メール処理に時間を費やす人は多いと思うが、朝の集中できる時間を、メール処理に費やしてしまうのは本当にもったいない。基本的には朝のメール処理は10分まで、それ以外は会議と会議の間、昼休みの余った時間など、スキマ時間にやるのがコツである。上の4Dを実行すれば、朝のメール処理は10分で終えられるようになるだろう。
スマホやブラックベリーなどの飛び道具でメールが見られる人は、通勤時や移動時の交通機関の中でメールを済ませてしまうのが良い。

3. 本当にメールを返すのか?電話のほうが効率的な場合は電話を

メールが来ると、メールで返しがちだが、1)背景の説明が必要な場合(メールで背景説明をするのは大変)、2)ニュアンスを伝えることが大切な場合(メールでは伝わりにくい。相手の理解度合いを確認しながら、電話で話すべき)、3)条件がたくさんあり複雑な場合(これもメールに全部書くのは大変)など、電話で話すほうが効率的なことは多々ある。

上記の4Dでいうと、「Delay」に相当するものは、電話で処理したほうが適切なものが多くある。
その場合は、その場で電話をかけてしまうか、電話をかけることを相手に提案するのが良い。 

こういった方法に慣れていくと、机に座ってメールのやり取りをする時間は、一日に20分以下に減るだろう。
これでかなりの仕事時間の短縮ができると思う。是非トライしてみてください。
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