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今日の話は、妊婦だとか育児しているかなどに関係なく、全てのビジネスパーソンが仕事を効率化させるために当てはまる話。
特に、妊娠中の人は集中出来る時間が短くなりがちで、長い睡眠時間が必要になるし、育児中の人も早く仕事を終わらせて帰る必要がある。確実に仕事時間を短縮しないと、正直仕事を続けるのも辛くなるので、効率化はマストである。

同じ価値を出しながら仕事時間を短縮する方法は色々あるが、本日は今からすぐにでも実践できるメールにまつわる効率化について。

1. 4Dの活用で、メールのその場処理をする

4Dとは、メールを読んだら、放っておかず、次の4つに分類して必ず全てその場で処理するというものだ。
後でメールを読み直して処理しなおす、という手間がなくなるので、非常に処理が早くなる。
私の場合、これを使い始めてから、単にメール処理時間が減っただけでなく、返事が圧倒的に早くなった。

Delete (消す): 自分は参考までにCCに入っているだけ、メーリングリストから来たなど、自分が何のアクションを起こす必要もないメールは圧倒的に多いのではなかろうか。そういうメールはDelete(消す)を実行する。
消すと言っても、とっておく必要のあるものは別フォルダを作ってそこに入れても良い。とにかく「私が返事をするメールではない」というのをその場で判断して明確にしてしまうのである。

Deligate(任せる): 返事を人に任せるべきもの、お願いしたものが良いものは、その場でCCにその人を入れて返信し、お願いをしてしまう。何でも自分で解決しようとしないのがコツである。

・自分は知らないが、Aさんが知っているかもしれない時
XXさん、
この件は、私はそこまで詳しくないのですが、もしかしたらAさんが良くご存知かもしれませんので、CCします。

>Aさん
大変恐縮ですが、下記のXXについてご存じですか?ご存知でしたらXXさんにご連絡お願いします。もし知らなければ、知っている人を教えて頂ければ助かります。 
・Aさんが資料を持っているとき
XXさん、
この資料は私も持っていると思いますが、現在出先で探すことが難しいため、Aさんにお願いします。

>Aさん
お忙しいところ大変恐縮ですが、XXの資料をお持ちでしたら、XXさんに回して下さい。 

Diminish(短くする): ここからは、自分で返事をすべきもの。コツは2つ。
1)調べたりせず、その場で分かる情報だけで答えることと
2)自分がボールを持たず、相手にボールを返す、すなわち、次のアクションは相手が動くように仕向けること

・XXについて教えて欲しいというメールが来た時 (自分が調べるのでなく、相手に調べさせる)
XXさん、
この件は、XXXというサイトで、XXXについて調べると出てくると思います。
もし調べても出てこない場合、XXが知っているはずなので、XXに問い合わせてみて下さい。
・ミーティングの設定
XXさん、YYさん
私は下記の時間帯なら空いています。お二人の時間を合わせて、30分のミーティングをセットして頂ければと思います。時間が決まったら招待をお願いします。
X月X日 10-12時 15-17時
X月X日 9-12時
Delay (遅らせる): 自分が返事をすべきだが、時間がかかるのですぐには返事できないもの。コツは、
1)いつまでに返事をするつもりか、期限を設定して相手に返信すること
2)フラグを立てておく

・返事をする前に、他の人と話し合いや資料作成が必要で時間がかかる場合
XXさん
こちら社内で検討した後、X日までにお返事申し上げます。
・電話をしたほうが良い場合(後述)
XXさん
こちら、お電話で説明したいので、都合の良い時間を教えて下さい。私はXX時以降でしたら電話できます。

2. メール処理はスキマ時間や決められた短時間にやる

朝会社に来てから、メール処理に時間を費やす人は多いと思うが、朝の集中できる時間を、メール処理に費やしてしまうのは本当にもったいない。基本的には朝のメール処理は10分まで、それ以外は会議と会議の間、昼休みの余った時間など、スキマ時間にやるのがコツである。上の4Dを実行すれば、朝のメール処理は10分で終えられるようになるだろう。
スマホやブラックベリーなどの飛び道具でメールが見られる人は、通勤時や移動時の交通機関の中でメールを済ませてしまうのが良い。

3. 本当にメールを返すのか?電話のほうが効率的な場合は電話を

メールが来ると、メールで返しがちだが、1)背景の説明が必要な場合(メールで背景説明をするのは大変)、2)ニュアンスを伝えることが大切な場合(メールでは伝わりにくい。相手の理解度合いを確認しながら、電話で話すべき)、3)条件がたくさんあり複雑な場合(これもメールに全部書くのは大変)など、電話で話すほうが効率的なことは多々ある。

上記の4Dでいうと、「Delay」に相当するものは、電話で処理したほうが適切なものが多くある。
その場合は、その場で電話をかけてしまうか、電話をかけることを相手に提案するのが良い。 

こういった方法に慣れていくと、机に座ってメールのやり取りをする時間は、一日に20分以下に減るだろう。
これでかなりの仕事時間の短縮ができると思う。是非トライしてみてください。